Sintesi della policy di custodia e amministrazione

Data di emissione: 31.05.2025
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‍1. Introduzione e finalità della Policy

YouHodler Italy S.r.l. (la "Società" o "YHIT") si impegna a fornire servizi di custodia e amministrazione sicuri e all'avanguardia per le criptovalute e i fondi correlati. 
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La nostra priorità è proteggere i beni dei nostri clienti da accessi non autorizzati e salvaguardare la loro capacità di accedere ed esercitare sempre i loro diritti su tali beni. Per raggiungere questo obiettivo, YHIT implementa le tecnologie e i protocolli di sicurezza più avanzati e all'avanguardia, garantendo l'integrità, la riservatezza e la disponibilità del patrimonio dei nostri clienti.
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La Società comprende l'importanza di mantenere la fiducia nel settore della custodia di criptovalute e si impegna a mantenere i più elevati standard di integrità e sicurezza e a garantire il rispetto di tutti gli obblighi di conformità applicabili. Per questo motivo YHIT ha redatto una Policy di Custodia YHIT che delinea le regole e le procedure che la Società ha in atto per garantire la salvaguardia dei beni e dei fondi dei clienti e per prevenire qualsiasi uso non autorizzato dei beni dei clienti per guadagno personale. 
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In aggiunta a quanto sopra esposto, la presente sintesi della Policy di Custodia (la "Sintesi") fornisce una panoramica degli aspetti chiave della Policy di Custodia, garantendo ai clienti una chiara comprensione di come i loro beni sono gestiti e protetti: contiene una descrizione dei servizi offerti da YHIT ai clienti, delinea i processi e i controlli in atto per garantire che i beni dei clienti siano protetti dall'uso non autorizzato,  accuratamente tracciato e segregato operativamente e legalmente dai beni di YHIT. Descrive inoltre in dettaglio i diritti dei clienti in relazione ai loro beni e le procedure seguite da YHIT per gestire, trasferire e rendicontare queste partecipazioni. Si rimanda inoltre ai clienti dei servizi di custodia di YHIT i termini e le condizioni che regolano la fornitura dei servizi di custodia da parte di YHIT. YHIT riconosce il ruolo fondamentale che svolge in qualità di custode e si impegna a mantenere un rapporto trasparente con i clienti. 

2. Segregazione dei beni e custodia

YHIT aderisce a rigorose pratiche di segregazione degli asset per garantire che i cripto-asset dei clienti siano detenuti in modo sicuro e separati operativamente dagli asset di YHIT. Questa segregazione è fondamentale per proteggere i beni dei clienti e mantenere la trasparenza nelle operazioni di custodia, garantendo la trasparenza e prevenendo efficacemente qualsiasi rischio di appropriazione indebita, confusione, accesso non autorizzato o uso improprio. 
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La Società genera sia indirizzi di portafoglio individuali ("Hot Wallet")   che conti collettivi (omnibus) ("Cold Storage"), a seconda del tipo e dello scopo della custodia. Gli asset di ogni cliente sono gestiti all'interno di un account omnibus legato al rispettivo protocollo blockchain, ma sono tracciati individualmente attraverso il sistema di registro interno di YHIT. Questo sistema garantisce che l'integrità delle partecipazioni di ciascun cliente sia preservata. Oltre alla segregazione operativa, YHIT impiega misure di sicurezza avanzate, tra cui portafogli multi-firma, crittografia e controlli regolari, per salvaguardare gli asset. Queste misure sono integrate da un solido quadro operativo che include rigorosi controlli di accesso, riconciliazioni regolari e monitoraggio continuo di tutte le attività di custodia.
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Al fine di proteggere l'infrastruttura blockchain dagli attacchi informatici, i clienti non sono autorizzati a depositare direttamente asset sui conti omnibus poiché una parte significativa degli asset dei clienti può essere detenuta lì.
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Per ulteriori motivi di sicurezza, solo gli account omnibus della Società sono inseriti nella whitelist dei conti di exchange e all'interno dei sistemi operativi dei fornitori di servizi di custodia esterni: per questi motivi YHIT ha implementato un sistema specifico per i controlli di accesso standard e, in aggiunta a questo, l'impiego di un sistema multifirma (multisig) come livello critico di protezione per la sua infrastruttura di archiviazione di cripto-asset. Inoltre, i criteri per le password complesse vengono applicati in tutta l'organizzazione. 
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Tutte queste misure combinate (controlli multifirma, autenticazione a più fattori, accesso rigoroso basato sui ruoli e applicazione rigorosa delle password) formano un framework di sicurezza resiliente per salvaguardare l'integrità, la riservatezza e la disponibilità delle risorse dei clienti.

3. Diritti dei Clienti e Gestione del Risparmio attraverso il Registro delle Posizioni

La policy di custodia garantisce che la protezione dei diritti di ciascun cliente sui propri cripto-asset sia  prioritaria. 
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I diritti di ogni cliente sui propri beni si riflettono in un registro dettagliato delle posizioni gestito da YHIT. 
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Questo registro registra le partecipazioni specifiche di ciascun cliente, tracciando tutti i movimenti, inclusi depositi, prelievi e trasferimenti. Il registro viene continuamente aggiornato per garantire che rappresenti accuratamente le partecipazioni del cliente in un dato momento, fornendo una visione chiara e trasparente delle sue posizioni patrimoniali.
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Questo strumento garantisce che qualsiasi movimento che incida sugli asset di un cliente sia prontamente registrato e che la proprietà di ciascun cliente sia chiaramente definita e rispettata: i clienti hanno piena visibilità sulle loro partecipazioni attraverso il portale clienti sicuro, dove possono visualizzare report dettagliati delle loro posizioni, la cronologia delle transazioni e qualsiasi aggiornamento pertinente. La Società fornirà al cliente la propria cronologia delle transazioni una volta al trimestre e la dichiarazione includerà le attività detenute, il valore delle attività e il saldo, nonché i movimenti effettuati durante il periodo in questione. 

4. Gestione delle transazioni

YHIT ha sviluppato e costruito una gestione delle transazioni sicura ed efficiente dei suoi servizi di custodia.
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Tutti i movimenti di asset, inclusi depositi, prelievi e trasferimenti, sono condotti con i massimi livelli di sicurezza e accuratezza per garantire l'integrità delle partecipazioni dei clienti. Quando un cliente avvia un'operazione, sia che si tratti di spostare valori patrimoniali all'interno o all'esterno del proprio deposito, il processo è regolato da rigorosi controlli interni: tali controlli includono procedure di autorizzazione multilivello, verifica approfondita delle istruzioni del cliente e l'utilizzo di canali di comunicazione sicuri per prevenire accessi non autorizzati o attività fraudolente. 
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I movimenti degli asset sono registrati in tempo reale all'interno del sistema di contabilità interna di YHIT, garantendo che il registro delle posizioni rimanga aggiornato e rifletta accuratamente le partecipazioni attuali di ciascun cliente. Questo monitoraggio in tempo reale consente una riconciliazione tempestiva e riduce al minimo il rischio di discrepanze tra le istruzioni del cliente e l'effettivo movimento degli asset. 
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Tutte le transazioni sono soggette a monitoraggio e revisione continui per garantire la conformità ai requisiti normativi e alle politiche interne.

5. Conformità e mitigazione dei rischi

YHIT opera all'interno di un solido quadro di conformità che si allinea con i più recenti standard normativi, incluso il MiCA. La conformità è fondamentale per tutte le operazioni di custodia, garantendo che gli asset dei clienti siano gestiti in conformità con i requisiti legali e le migliori pratiche del settore. 
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Le procedure di gestione del rischio di YHIT sono progettate per identificare, valutare e mitigare i rischi associati alla custodia e all'amministrazione di cripto-asset: la Società monitora e valuta continuamente i rischi associati ai servizi di custodia, in particolare la custodia di cripto-asset. 
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Sono in atto adeguate strategie di mitigazione del rischio per affrontare potenziali minacce e vulnerabilità e vengono condotti regolari programmi di formazione e sensibilizzazione incentrati sulla sicurezza informatica e sulle frodi per i dipendenti per migliorare la loro conoscenza delle pratiche di sicurezza.
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Per mantenere elevati standard di conformità, YHIT implementa audit regolari per esaminare e verificare che tutte le attività di custodia soddisfino i requisiti normativi e politici. 

6. Reportistica e trasparenza: comunicazione e supporto ai clienti

YHIT si impegna a mantenere la trasparenza nelle sue operazioni di custodia fornendo ai clienti rapporti completi e tempestivi sulle loro partecipazioni in cripto-asset. Questi report sono progettati per fornire ai clienti informazioni chiare sullo stato dei loro asset, comprese informazioni dettagliate sui saldi dei conti, sulla cronologia delle transazioni e su eventuali movimenti all'interno dei loro portafogli. 
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Esiste un portale online sicuro attraverso il quale i clienti hanno accesso per visualizzare e scaricare i report in qualsiasi momento. Il portale fornisce aggiornamenti in tempo reale sulle posizioni patrimoniali, consentendo ai clienti di monitorare le proprie disponibilità e rivedere le transazioni passate con facilità: questo livello di trasparenza garantisce che i clienti siano sempre informati sullo stato dei loro asset, favorendo la fiducia nei servizi di custodia forniti. 
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I report vengono generati utilizzando sistemi sicuri che proteggono i dati dei clienti e mantengono la riservatezza di tutte le informazioni.
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Per garantire che i clienti siano ben informati e supportati in tutti gli aspetti della loro esperienza di custodia di cripto-asset, YHIT offre diversi canali a cui i clienti possono rivolgersi, tra cui l'e-mail (e il portale online sicuro descritto sopra in questo riepilogo) garantendo che l'assistenza sia sempre prontamente disponibile.
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Oltre alle comunicazioni di routine, YHIT offre un supporto dedicato per qualsiasi domanda o problema che possa sorgere: il team di assistenza clienti è formato per gestire un'ampia gamma di richieste, dalla gestione di base dell'account a domande più complesse sulle operazioni di custodia e sui movimenti degli asset. Per questioni più specifiche, i clienti hanno accesso a personale di supporto esperto in grado di fornire spiegazioni e indicazioni dettagliate.
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In ogni caso, la Società non avanzerà alcuna pretesa o eserciterà diritti di proprietà sui beni dei clienti senza esplicita autorizzazione e protegge i beni dei clienti da eventuali pretese di terzi.